구글폼 참가 신청서 개인정보, 개인정보위 안내 — 동문회 · 송년회 총무 점검표
구글폼 참가 신청서 개인정보는 폼을 만든 쪽이 관리 책임을 집니다. 개인정보보호위원회(개인정보위)는 10월 16일 보도참고자료에서 공공·민간이 구글·네이버폼 같은 외부 설문조사 도구를 쓰더라도 이용기관의 관리·통제 아래 최소 수집, 공개설정 금지, 목적 달성 시 파기 등 안전조치를 지켜야 한다고 밝혔습니다. 가을 체육대회와 연말 송년회를 앞두고 참가 신청을 폼으로 받는 동문회 · 회사 총무와 마을 행사 담당자가 확인할 것을 순서대로 묶었습니다.
- 개인정보위는 구글·네이버폼을 써도 최소 수집 · 공개설정 금지 · 목적 달성 시 파기 같은 안전조치를 지켜야 한다고 밝혔습니다.
- 개인정보위는 구글폼 공개 옵션을 잘못 설정한 개인정보처리자에게 과태료를 부과한 적이 있습니다(2021년 12월, 2022년 4월 · 12월 등).
- 구글 도움말에 따르면 '결과 요약 보기'를 켜면 응답 요약이 폼에 응답할 수 있는 모든 사용자에게 보입니다.
- 참가 신청서에는 행사 운영에 꼭 필요한 칸만 두고, 행사가 끝나면 응답과 내려받은 명단을 함께 정리합니다.
1개인정보위는 이번에 무엇을 안내했나요?
보도참고자료의 핵심은 세 가지입니다. 첫째, 구글·네이버폼 같은 도구를 쓰더라도 개인정보를 모으는 쪽(이용기관)이 관리·통제해야 합니다. 둘째, 지켜야 할 안전조치로 최소 수집, 공개설정 금지, 목적 달성 시 파기를 꼽았습니다. 셋째, 개인정보위는 앞으로 공공기관이 외부 설문도구로 개인정보를 모을 때의 준수 사항을 구체적인 사례와 함께 안내서에 보완할 계획입니다.
개인정보위는 그동안 구글폼 공개 옵션을 잘못 설정한 개인정보처리자에게 과태료를 부과했고(2021년 12월, 2022년 4월, 2022년 12월 등), 올해 4월에는 정부·공공기관에 온라인 설문 관련 유의 사항을 공문으로 알렸다고 밝혔습니다. 위·수탁 관계에 대해서는 서비스 이용 형태를 종합적으로 보고 판단해야 하며, 이용기관인 수탁사와 구글·네이버폼 사이에 재위탁 관계는 성립하지 않는다고 설명했습니다.
2동문회 · 송년회 참가 신청서에 어떤 칸을 두나요?
폼은 만들기 쉬워서 칸이 금방 늘어납니다. 행사 운영에 실제로 쓰는지 기준으로 칸을 나눠 보면 정리가 빠릅니다. 아래는 체육대회 · 송년회 신청서를 예로 든 점검표입니다.
| 칸 | 행사에 쓰는 곳 | 점검 메모 |
|---|---|---|
| 이름 · 기수(또는 부서) | 명찰 · 조 편성 · 좌석 배치 | 대부분의 행사에 필요합니다 |
| 연락처 | 당일 변경 안내, 차량 탑승 확인 | 단체 대화방으로 안내한다면 빼도 되는지 봅니다 |
| 참가 종목 · 식사 여부 | 종목별 인원, 도시락 · 좌석 수 | 선택지로 받으면 집계가 쉽습니다 |
| 주소 · 생년월일 | 기념품 택배, 보험 가입 등 특별한 때만 | 쓰임이 없다면 칸을 두지 않습니다 |
| 자유 의견 | 건의 사항 | 다른 사람 이야기를 적지 말라는 안내를 붙입니다 |
3폼 공개설정은 어디를 확인하나요?
구글 문서 편집기 고객센터의 '양식 게시 및 응답자와 공유' 도움말에 따르면, 설정의 '프레젠테이션' 항목에서 결과 요약 보기를 사용 설정하면 결과 요약이 응답자와 공유됩니다. 이 요약에는 각 질문의 전체 텍스트 응답이나 차트가 들어가며, 양식에 응답할 수 있는 모든 사용자에게 표시된다고 도움말은 설명합니다.
- 폼을 열고 위쪽의 설정으로 들어갑니다.
- 프레젠테이션 항목을 펼쳐 결과 요약 보기가 켜져 있는지 봅니다.
- 참가 신청서라면 결과 요약 보기를 끄고, 집계표는 총무만 보는 곳에 둡니다.
- 편집 권한을 준 임원 명단을 확인하고, 임기가 끝난 사람은 뺍니다.
- 응답을 내려받은 스프레드시트의 공유 링크가 '링크가 있는 모든 사용자'로 열려 있지 않은지 봅니다.
메뉴 이름은 서비스 개편에 따라 달라질 수 있습니다. 네이버폼 등 다른 도구는 각 서비스의 도움말에서 응답 공개 여부를 확인합니다.
4경품 추첨이 있는 행사라면 무엇을 더 보나요?
개인정보위가 2023년 5월 낸 온라인 경품행사 가이드라인은 참여에 필요한 정보만 받고, 경품 배송에 필요한 정보는 추첨 뒤 당첨자에게만 받도록 안내했습니다. 당첨 사실은 공개 발표보다 개별 안내를 우선하고, 공개가 불가피하면 참여 시각이나 일부를 가린 아이디처럼 본인만 알아볼 수 있는 정보만 쓰라고 했습니다.
- 행운권 · 경품 응모를 폼으로 받는다면 처음에는 이름과 연락 방법 정도만 받습니다.
- 택배 주소는 당첨자에게 따로 묻습니다.
- 당첨자 명단을 단체 대화방이나 무대 화면에 띄울 때는 이름 일부를 가립니다.
5행사가 끝나면 무엇을 지우나요?
개인정보위가 꼽은 안전조치 가운데 '목적 달성 시 파기'는 총무 교체 때 특히 빠지기 쉽습니다. 정산까지 끝났다면 아래 순서로 정리합니다.
- 정산과 기념품 발송이 끝났는지 확인합니다.
- 폼에 쌓인 응답을 지우고, 더 받을 일이 없으면 폼 자체를 정리합니다.
- 내려받은 엑셀 · 인쇄한 명단 · 단체 대화방에 올린 파일을 함께 지웁니다.
- 다음 총무에게는 개인정보가 빠진 집계(종목별 인원, 식사 수)만 넘깁니다.
6마을 행사 · 경로당 신청은 어떻게 받으면 좋나요?
마을 잔치나 경로당 나들이처럼 휴대폰 폼이 낯선 분이 많은 행사라면 종이 신청서와 폼을 함께 쓰는 경우가 많습니다. 종이 신청서도 같은 기준으로 칸을 줄이고, 행사 뒤에는 파쇄해 두면 좋습니다. 행사 준비 순서와 체크리스트는 행사 준비 블로그에, 송년회 무대 · 음향 항목은 자동 견적서에 정리돼 있습니다.
자주 묻는 질문
동문회처럼 작은 모임도 이 안내를 따라야 하나요?
개인정보위 보도참고자료는 공공·민간이 외부 설문도구를 쓸 때의 원칙을 밝힌 것입니다. 모임 규모와 관계없이 칸을 줄이고 공개설정을 끄고 행사 뒤 지우는 습관은 회원 정보를 지키는 데 도움이 됩니다.
결과 요약 보기를 켜 두면 무엇이 보이나요?
구글 도움말에 따르면 각 질문의 전체 텍스트 응답이나 차트가 양식에 응답할 수 있는 모든 사용자에게 표시됩니다. 참가 신청서라면 꺼 두는 편이 안전합니다.
경품 배송 주소는 신청서에서 미리 받아도 되나요?
개인정보위 온라인 경품행사 가이드라인은 배송에 필요한 정보를 추첨 뒤 당첨자에게만 받도록 안내했습니다.